Berikut ini adalah penjelasan dari tiap – tiap bagian Letter Head :
1. Letterhead
Merupakan bagian paling atas dari sebuah surat atau disebut juga dengan kepala surat. Berisikan informasi mengenai perusahaan, seperti alamat perusahanan, nomor telepon perusahaan, e-mail perusahaan, alamat website perusahaan, logo perusahaan, dll.
2. Date
Menunjukkan kapan surat dibuat terletak di sebelah kanan atas, tetapi ada juga yang meletakannya di sebelah kiri atas. Untuk gaya penulisan tanggal dapat dibedakan kedalam dua gaya penulisan.
Contoh :
Gaya Inggris British
Gaya penulisan tanggal Inggris British sama dengan gaya penulisan tanggal dalam bahasa Indonesia, yakni menuliskan tanggal terlebih dahulu, kemudian di ikuti menuliskan bulan dan tahun.
Contoh : 17 october, 2011
Untuk penulisan tanggal dalam bahasa Inggris British juga dapat dituliskan dengan menambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd,3rd, dst.
Contoh : 1st of october, 2011
Namun gaya penulisan seperti ini sudah jarang digunakan karena tidak umum lagi.
Gaya Inggris Amerika
Penulisan tanggal dalam bahasa Inggris Amerika biasanya hanya menggunakan angka dengan menempatkan penulisan bulan terlebih dahulu, kemudian tanggal, dan diikuti dengan penulisan tahun.
Contoh : 10/17/11 atau 10-17-11
Yang berarti menunjukkan bulan Juli, tanggal 07, dan tahun 2007. Untuk menghindari kerancuan ini, sebaiknya nama bulan ditulis dengan huruf maupun singkatan.
Contoh : october 17, 2011
3. The Addressee of the letter
Merupakan penerima surat. Ditulis di sebelah kiri atas beberapa baris setelah penulisan tanggal, namun dapat juga ditulis langsung di bawah tanggal.
4. References
Digunakan sebagai pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirimkan atau yang diterima, juga digunakan untuk mengingatkan referensi dari si penerima kepada si pengirim tentang topik yang akan dibicarakan. Untuk penulisan referensi dapat diberi tulisan bergaris bawah, dan jika anda ingin menyertakan referensi anda dapat menulisnya.
Contoh :
With reference to your advertisement in the Jakarta pos, 1st october, 2011
As per your letter of July 5th
Thank you for your letter of 2nd April
As we discussed on phone today,
5. Salutation
Merupakan salam pembuka atau salam hormat terhadap penerima surat.
Inggris Amerika
Contoh :
Ladies = Jika penerimanya perempuan
Gentlemen = Jika penerimanya laki-laki
Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui, perempuan atau laki-laki.
Pada Inggris Amerika, gunakan tanda baca "titik dua"
Contoh : Dear Mr. Agus:
Inggris British
Contoh :
Dear Madam = Jika penerimanya perempuan
Dear Sir / Dear Sirs = Jika penerimanya laki-laki
Dear Sir or Madam = Jika penerimanya tidak diketahui, perempuan atau laki-laki.
Pada Inggris British tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam pembuka, terkecuali menggunakan tanda baca koma.
Contoh :
Dear Mr Agus
Dear Mr Agus,
6. Subject
Merupakan baris yang tidak begitu diperlukan. Untuk penempatan Subjek dapat dibedakan kedalam dua penempatan.
Disamping predikat, kalimat umumnya mempunyai unsur yang berfungsi sebagai subjek. Dalam pola kalimat bahasa Indonesia, subjek biasanya terletak sebelum predikat, kecuali jenis kalimat inversi. Subjek umumnya berwujud nomina, tetapi pada kalimat-kalimat tertentu, katagori lain bisa juga mengisi kedudukan subjek.
Subjek ditempatkan dibawah Salutation ( diantara Salutation dengan Body of the letter).
7. Body of the letter
Merupakan pesan dari surat, Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas, dalam penulisan isi surat haruslah jelas, serta menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat dan tidak menggunakan bahasa sehari-hari.
8. Complementary close
Merupakan ekspresi penutup. Penggunaan kata Hormat umumnya digunakan untuk menyapa yang tidak menggunakan nama penerima.
Contoh :
“Dear Mr. (Mrs. atau Miss) Lee” dapat diikuti dengan “Yours sincerely,”
“Dear Sir” atau “Dear Madam” harus selalu dikuti dengan “Yours faithfully,”
Secara tradisi ekpresi penutup harus diakhiri dengan tanda koma, namun sekarang tanda koma dapat dihilangkan.
9. Signature
Merupakan tanda tangan dari pengirim surat. Diposisikan di sebelah kanan bawah, atau juga dapat diposisikan di sebelah kiri bawah setelah penulisan ekspresi penutup. Biasanya menggunakan tinta berwarna hitam maupun biru.
10. The Writer’s Designation
Posisinya berada dibawah tanda tangan, merupakan nama dan jabatan dari penulis surat. Jabatan dari penulis dibutuhkan agar penerima mengetahui bahwa penulis merupakan orang yang berwewenang menulis isi surat tersebut.
12. P.S (Postscript)
Berada di sebelah kiri bawah. Dianjurkan untuk menghindari postscript pada Business English letter.
13. cc (courtesy copies)
Sebelumnya carbon copies (salinan karbon). Merupakan daftar salinan kepada siapa penulis mendistribusikan surat, diurutkan sesuai dengan abjad.
Form and style of Business English Letter :
1.Full Block Style
Mempunyai bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri, dan juga style yang sering digunakan dalam menulis surat bisnis. Jarak baris pada isi surat diberi jarak satu baris, dan dua baris untuk jarak paragraf.
2.Modified Block Style
Mempunyai bentuk hampir sama dengan Full block style, yang membedakan adalah penempatan tanggal, penempatan tanda tangan, serta beberapa bagian surat lainnya ditempatkan di sebelah kanan. Tanggal gingga reference di letakan di kiri surat, sedangkan salutation di letakan di kanan surat.
3.Semi Block Style
Bentuk penulisannya mirip dengan penulisan modified Block style, tetapi yang berbeda ada pada bagian isi surat, yaitu pada paragrapnya, di mana masing-masing paragrap baru diberi jarak, yang membedakan yaitu posisi signature dan the writer’s designation di letakan sejajar di kiri surat.
4.Indented style
Mempunyai bentuk berlekuk/bergigi. Sedangkan untuk format paragrapnya sama dengan Semi block style. Berbeda dengan gaya penulisan alamat dengan surat lainnya, cara penulisan alamat pada Indented style diletakkan di sebelah kanan, seperti yang terlihat pada gambar diatas.
5.Hanging style
Mempunyai bentuk mirip dengan Semi block style. Pada Hanging style format paragrapnya menggantung, atau lebih condong ke kiri sedangkan Semi block style setiap paragrap baru diberi jarak penulisan, atau penulisan paragrapnya lebih ke dalam. Hanya tanggal dan adreess of letter yang di letakan di kiri surat selanjut nya sebaris di kanan surat.
Sumber :www.ch1ples.wordpress.com
www.slideshare.net
www.id.wikipedia.org
www.letterhead.com
www.letterheadfonts.com
