1. Letterhead
Merupakan bagian paling atas dari sebuah surat atau disebut juga dengan kepala surat. Berisikan informasi mengenai perusahaan, seperti alamat perusahanan, nomor telepon perusahaan, e-mail perusahaan, alamat website perusahaan, logo perusahaan, dll.
2. Date
Menunjukkan kapan surat dibuat terletak di sebelah kanan atas, tetapi ada juga yang meletakannya di sebelah kiri atas. Untuk gaya penulisan tanggal dapat dibedakan kedalam dua gaya penulisan
3. The Addressee of the letter
Merupakan penerima surat. Ditulis di sebelah kiri atas beberapa baris setelah penulisan tanggal, namun dapat juga ditulis langsung dibawah tanggal.
4. References
Digunakan sebagai pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirimkan atau yang diterima, juga digunakan untuk mengingatkan referensi dari si penerima kepada si pengirim tentang topik yang akan dibicarakan. Untuk penulisan referensi dapat diberi tulisan bergaris bawah, dan jika anda ingin menyertakan referensi anda dapat menulisnya.
5. Salutation
Merupakan salam pembuka atau salam hormat.
6. Subject
Merupakan baris yang tidak begitu diperlukan. Untuk penempatan Subjek dapat dibedakan kedalam dua penempatan
7. Body of the letter
Merupakan pesan dari surat, Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas, dalam penulisan isi surat haruslah jelas, serta menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat dan tidak menggunakan bahasa sehari-hari.
8. Complementary close
Merupakan ekspresi penutup. Penggunaan kata Hormat umumnya digunakan untuk menyapa yang tidak menggunakan nama penerima.
9. Signature
Merupakan tanda tangan dari pengirim surat. Diposisikan di sebelah kanan bawah, atau juga dapat diposisikan di sebelah kiri bawah setelah penulisan ekspresi penutup. Biasanya menggunakan tinta berwarna hitam maupun biru.
10. The Writer’s Designation
Posisinya berada dibawah tanda tangan, merupakan nama dan jabatan dari penulis surat. Jabatan dari penulis dibutuhkan agar penerima mengetahui bahwa penulis merupakan orang yang berwewenang menulis isi surat tersebut.
